E-MailArchive-Services – revisionssichere Archivierung von E-Mails und allen relevanten Daten

E-Mails sind in der geschäftlichen Kommunikation unverzichtbar und sollten daher dauerhaft sicher gespeichert werden. Mit E-MailArchive-Services archivieren Sie Ihre E-Mails und alle damit verbundenen Daten vollautomatisch und revisionsicher. So können Sie die in Ihren E-Mails enthaltenen Informationen langfristig nutzen und sind auch rechtlich immer auf der sicheren Seite.

Umfassender Schutz vor Datenverlusten

E-Mails gehören zu den wichtigsten Informationsressourcen jedes Unternehmens. Die meisten Speichermethoden werden dieser Bedeutung jedoch nicht gerecht – denn oft liegen E-Mails und Attachements lediglich in den Postfächern der jeweiligen Nutzer, also an keinem sicheren Ort. Das führt nicht nur zu Datenverlusten, sondern zwangsläufig dazu, dass E-Mail-Informationen nur ineffizient genutzt werden.

 

Mit der ergänzenden Archivierung durch E-MailArchive-Services sind Ihre E-Mails nicht nur dauerhaft gesichert, sondern bleiben auch jederzeit zugänglich – im Alltagsgeschäft ebenso wie beispielsweise als Beweismittel in Gerichtsverfahren.

© 2017 Elabs AG

Rechtssichere Archivierung
aller E-Mails

E-MailArchive-Services ist eine vollautomatische E-Mail-Archivierung, die allen gesetzlichen Bestimmungen (z. B. nach HGB, AO, UStG, KonTraG, Basel II und GoBD) genügt. Außer E-Mails werden auch Kalendereinträge, Kontakte, Aufgaben und Notizen revisionssicher gespeichert. Die gesetzliche Anforderung, wonach alle für das Verständnis von E-Mails relevanten Dateien ebenfalls aufzubewahren sind, ist daher immer erfüllt. Dank seines intelligenten Speichermanagements vermeidet E-MailArchive-Services die Dopplung von E-Mails und E-Mail-Anhängen. Alle Archivdaten werden auf dem Server und zusätzlich in einem separaten Hochsicherheitszentrum aufbewahrt.

 

Alle archivierten E-Mails werden indiziert und können über eine Volltextsuche jederzeit wieder aufgefunden werden. Mit Hilfe der Suchfunktion finden Sie auch bereits gelöschte E-Mails und sonstige Daten schnell und unkompliziert und können sie bei Bedarf wiederherstellen. E-MailArchive-Services kann nahtlos in Outlook, Outlook Web Access und in Smartphones integriert werden. Als optionale Zusatzfunktion steht eine vollautomatische Fax-Archivierung zur Verfügung.

 

Schneller Zugriff auf alle archivierten Daten

E-MailArchive-Services dient nicht nur der lückenlosen dauerhaften Sicherung Ihrer E-Mails, sondern ermöglicht Ihnen auch einen schnellen Zugriff auf die gespeicherten Daten. Über ein praktisches Add-In ist E-MailArchive-Services in Microsoft Outlook integriert, und mit Outlook Web Access können Sie E-MailArchive-Services über den Internetbrowser nutzen. Auch von Ihrem iPhone, Blackberry und jedem anderen Smartphone können Sie auf E-MailArchive-Services zugreifen, so dass Ihnen das Archiv auch mobil zur Verfügung steht.

 

Durch die Indizierung aller Daten und die Volltextsuche im Archiv finden Sie schnell die E-Mail, die Sie gerade brauchen. Alternativ zur Volltextsuche können Sie auch über Ihre Ordnerstruktur auf E-Mails und Dateien zugreifen. Und bei Bedarf stellen Sie Ihre Daten einfach wieder her – ein Klick genügt.

Gelöschte E-Mails bleiben sicher gespeichert

Mit E-MailArchive-Services gehören Datenverluste der Vergangenheit an. Alle E-Mails werden unmittelbar bei ihrem Ein- beziehungsweise Ausgang automatisch archiviert. Die Archivierung ist daher immer lückenlos. Selbst dann, wenn die Nutzer E-Mails aus ihren E-Mail-Postfächern löschen, bleiben die Daten im Archiv weiter gespeichert.

 

E-MailArchive-Services versioniert alle archivierten Daten. Das bedeutet, dass alle Änderungen einer Datei erfasst werden und frühere Versionen jederzeit wiederherstellbar sind. Insbesondere dann, wenn Sie E-Mails und andere gespeicherte Daten als Beweismittel in einem Verwaltungsfahren - etwa in Steuersachen - oder bei Gericht benötigen, kann diese Funktion von erheblicher Bedeutung sein.

Haben Sie Fragen? Bitte nehmen Sie Kontakt mit uns auf.
Wir informieren Sie gerne telefonisch oder per E-Mail.